Udviklingen af kontoret i Europa: 2020-2025

Procentdelen af beskæftigede i EU, der normalt arbejdede hjemmefra, blev mere end fordoblet og steg fra 5,4% i 2019 til 12,3% i 2020¹. De nedlukningsforanstaltninger, som blev indført i 2020, tvang dog virksomheder og medarbejdere til hurtigt at tilpasse sig fjernarbejde.

I september 2020 udspurgte vi hundredvis af mennesker i seks europæiske lande for at prøve at forstå de følelser, som arbejdstagere har, når de overvejer en potentiel tilbagevenden til kontorarbejde i 2021. Du kan læse vores rapport The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future.

Vi spurgte respondenter i Storbritannien, Finland, Holland, Norge, Spanien og Sverige om effekten af deres hjemmearbejde i 2020. Vi borede dybt i det følelsesmæssige chok ved en så omvæltende forandring. Og vi forsøgte at skabe klarhed over, hvad der skal til for at få europæiske arbejdstagere tilbage til kontorfællesskaber.

Udnyttelse af kontorer i 2020: Den umiddelbare effekt af COVID-19

I starten af pandemien førte regeringspålagte lockdowns til et hidtil uset skift i arbejdsmønstre. I 2020 viste vores undersøgelse, at 70%² af alle arbejdstagere udførte i det mindste noget af deres arbejde hjemmefra. 

Virksomhederne indførte politikker for fjernarbejde af nødvendighed, og mange virksomheder revurderede deres langsigtede strategier for behov for kontorplads.

Overgangsperiode efter pandemien

Da regeringerne begyndte at ophæve restriktionerne, begyndte virksomhederne at opfordre til at vende tilbage til kontoret. Mange organisationer indførte hybride arbejdsmodeller, hvilket gav medarbejderne mulighed for at dele deres tid mellem hjemmet og kontoret.

Det er interessant, at på tidspunktet for vores undersøgelse i 2020 mente 64% af de britiske medarbejdere, at pandemiens omvæltninger havde sat en stopper for åbne arbejdsmiljøer. Men medarbejdere i Finland (77%), Spanien (57%), Sverige (80%) og Norge (86%) mente i overvældende grad, at åbne kontorlandskaber ville spille en vedvarende rolle i vores arbejdsliv.

I marts 2023 var belægningen på de europæiske kontorer steget en smule, men forblev langt under niveauet før pandemien med et gennemsnit på omkring 55%³. Mens nogle virksomheder krævede fremmøde på kontoret, modsatte mange medarbejdere sig en fuld tilbagevenden med henvisning til forbedret balance mellem arbejdsliv og privatliv, færre pendlerudgifter og større produktivitet derhjemme som de vigtigste grunde til at foretrække fjernarbejde.

Konceptet med hybridarbejde steg i popularitet, men 90% af respondenterne i vores undersøgelse svarede, at personligt arbejde og samarbejde enten var meget vigtigt eller nogle gange vigtigt i deres arbejdsliv. Denne opfattelse tyder på et skift i arbejdspladskulturen, hvor medarbejderne søger fleksibilitet, samtidig med at de opretholder en vis grad af personligt samarbejde.

Kontordesign i 2025 og fremover

I 2025 oplevede det europæiske kontormarked et fortsat, om end delvist, opsving. En undersøgelse fra 2024 viste, at 61% af virksomhederne rapporterede en kontorudnyttelse på mellem 41% og 80%, hvilket er en forbedring i forhold til de foregående år. Derudover arbejdede 43% af medarbejderne på kontoret mindst tre dage om ugen, hvilket var en stigning på 6% i forhold til 2023⁴.

Det fysiske kontor er stadig en vigtig del af arbejdslivet, men hvis det skal lykkes at få medarbejderne tilbage på kontoret, er der behov for at reflektere en ny arbejdsæra, hvor fleksibilitet og tilpasningsevne er afgørende. Næsten tre fjerdedele (72%²) af arbejdstagerne ønsker, at deres arbejdsgivere indfører et mere afslappet design og en mere afslappet stil på virksomhedens kontor. Hvis medarbejderne forbinder produktivitetsstigninger via hjemmearbejde med mere afslappede arbejdsmiljøer, er det en forståelig reaktion. For designere er det også værd at overveje, hvordan kontormiljøer bedre kan støtte neurodiverse medarbejdere. Læs Design af neuroinkluderende kontorområder: Støtte til trivsel og produktivitet.

Vigtige kontorindretningsfaktorer

Udfordringen med at genopbygge tilliden til kontoret er noget, som designere og arkitekter vil stå over for ved hvert nyt kontor eller hver opgradering. De virksomheder, som investerer i kontordesign, vil sandsynligvis blive mere attraktive virksomheder, der kan rekruttere kandidater af højere kaliber. Følgende vigtige kontordesignfaktorer bør overvejes:

1. Hybride arbejdsmodeller og fleksibilitet

• Kontorer er nu designet til at rumme både fysisk tilstedeværende medarbejdere og eksterne medarbejdere med fleksible kontorpladser og delte arbejdsområder i stedet for faste kontorpladser.
• Samarbejdszoner til teammøder og stillezoner til koncentreret arbejde.

2. Integration af teknologi

• Avancerede videokonferenceopsætninger til understøttelse af hybridmøder.
• Højhastighedsinternet og uproblematisk forbindelse på tværs af arbejdsområder.

3. Medarbejdernes trivsel og mentale sundhed

• Biofilisk design (grønne områder, naturligt lys og åbne rum) til stressreduktion. Se denne case med et biofilisk kontordesign.
• Der anvendes hygiejniske materialer til interiør og møbler samt forbedret luftkvalitet og ventilationssystemer, som bidrager til bedre sundhed.

4. Work-life-balance og komfort

• Afslappede loungeområder til uformelle møder og afslapning.
• Fitnessfaciliteter og hæve-sænkeborde.

5. Virksomhedskultur og branding

• Skræddersyet kontordesign, der afspejler virksomhedens identitet, kultur og værdier.
• Åben og transparant indretning, der fremmer samarbejde og inklusion.

Den nuværende tendens tyder på, at hybridarbejde er kommet for at blive. Selvom kontorbelægningen er steget fra det laveste niveau i 2020, er den endnu ikke vendt tilbage til niveauet før pandemien, og det er usandsynligt, at den traditionelle fem-dages arbejdsuge på kontoret vil få et fuldt comeback i de fleste brancher. Det giver de virksomheder, der beholder deres kontorlokaler, mulighed for at skabe et fleksibelt og samarbejdsorienteret miljø, hvor de kan byde nye og gamle medarbejdere velkommen.

Opdag hvordan Formica^® Collection gør det muligt for designere at bruge hygiejniske, holdbare materialer til at skabe et interiørdesign, der genopbygger tilliden til kontoret ved at levere et sammenhængende kontordesign.

Referencer:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds