Kontorsutvecklingen i Europa: 2020–2025

Men andelen anställda inom EU som vanligtvis arbetade hemifrån mer än fördubblades, och ökade från 5.4% år 2019 till 12.3% år 2020¹. I och med de nedstängningar som pandemin innebar så tvingades företag och medarbetare att snabbt anpassa sig till distansarbete.

I september år 2020 så studerade vi hundratals personer i sex europeiska länder för att förstå vilka känslor arbetstagare hade inför en möjlig återgång till kontorsarbete år 2021. Du kan läsa vår rapport Kontoret väntar: Att återuppfinna arbetsplatsen för en post-pandemisk framtid.

Vi frågade respondenter i Storbritannien, Finland, Nederländerna, Norge, Spanien och Sverige om hur deras erfarenheter av att arbeta hemifrån under 2020 påverkade dem. Vi fördjupade oss i den känslomässiga chocken som en så omvälvande förändring medförde, och vi sökte klarhet i vad som krävs för att uppmuntra europeiska arbetare att återvända till gemensamma kontorsutrymmen.

Kontorsutnyttjande år 2020: Den omedelbara effekten av COVID-19

I början av pandemin så ledde statliga nedstängningar till en förändring i arbetsmönster utan motstycke. År 2020 så visade vår undersökning att 70%² av alla arbetare utförde åtminstone en del av sitt arbete hemifrån.

Företag införde regelverk för distansarbete av en nödvändighet och många omvärderade sina långsiktiga strategier gällande krav på kontorsutrymmen.

Den post-pandemiska övergången

Alltmedan regeringar började lätta på restriktionerna så började företag att aktivt uppmuntra en återgång till kontoret. Många organisationer antog hybrida arbetsmodeller, vilket gjorde det möjligt för arbetare att fördela sin tid mellan hemmet och kontoret.

Intressant nog, vid tiden för vår undersökning, så ansåg 64% av arbetstagarna i Storbritannien att pandemins omvälvningar markerade slutet för kontor med öppen planlösning. Men arbetare i Finland (77%), Spanien (57%), Sverige (80%) och Norge (86%) tyckte med överväldigande majoritet att kontor med öppen planlösning kommer att ha en bestående roll i våra yrkesliv.

I mars år 2023 så hade beläggningsgraden på europeiska kontor ökat, men den låg fortfarande långt under nivåerna före pandemin, med en genomsnittlig beläggning på cirka 55%³. Medan vissa företag ställde krav på närvaro på kontoret så motsatte sig många medarbetare en fullständig återgång och angav en förbättrad balans mellan arbete och privatliv, minskade pendlingskostnader och högre produktivitet hemifrån som huvudsakliga skäl till att föredra distansarbete.

Konceptet med hybridarbete blev alltmer populärt, men ändå angav 90% av våra respondenter att arbeta sida vid sida och samarbeta som antingen mycket eller ibland viktiga i deras yrkesliv. Detta tyder på en förändring i kulturen på arbetsplatsen, där medarbetare söker flexibilitet samtidigt de bibehåller en viss grad av personliga samarbeten.

Kontorets design år 2025 och framöver

År 2025 så ser den europeiska kontorsmarknaden en fortsatt återhämtning, om än ofullständig. En undersökning från år 2024 visade att 61% av företagen rapporterade en beläggningsgrad mellan 41% och 80%, vilket var en förbättring jämfört med tidigare år. Dessutom gick 43% av medarbetarna till kontoret minst tre dagar i veckan, vilket var en ökning med 6% från år 2023⁴.

Även om det fysiska kontoret fortfarande utgör en viktig del av yrkeslivet så krävs det att vi speglar en ny era av kontorsarbete, där flexibilitet och anpassningsförmåga är nyckelord för att få medarbetare att återvända. Nästan tre fjärdedelar (72%) av arbetare vill att deras arbetsgivare inför en mer avslappnad design och stil på företagets kontor2. När arbetarna själva kopplar en ökad produktivitet vid distansarbete till en mer avslappnad arbetsmiljö så är det en förståelig reaktion. Det är också viktigt för designers att fundera över hur kontorsmiljöer bättre kan stödja anställda med neurodiversitet. Läs Att designa neuroinkluderande kontorsmiljöer: Ett stöd för välbefinnande och produktivitet.

Nyckelfaktorer inom kontorsinredning 

Utmaningen att återuppbygga kontorets förtroende är något som designers och arkitekter kommer att ställas inför vid varje kontorsprojekt, renovering eller nybygge. De företag som investerar i sin kontorsdesign blir sannolikt mer attraktiva och kan rekrytera kandidater av högre kaliber. Följande nyckelfaktorer bör övervägas:

1. Hybrida arbetsmodeller & flexibilitet

• Kontor är numera utformade för att rymma arbetare både på plats och på distans, med hot-desking och delade arbetsytor istället för tilldelade skrivbord.
• Kollaborativa zoner för teammöten och tysta rum för fokuserat arbete.

2. Integrering av teknik

• Avancerade system för videokonferenser som stödjer hybrida möten.
• Internet med hög hastighet och sömlös uppkoppling över arbetsplatser.

3. Medarbetarnas välbefinnande & psykiska hälsa

• Biofil design (grönska, naturligt ljus och öppna ytor) för att minska stress. Se denna fallstudie om biofil kontorsdesign.
• Hygieniska material i interiörer och möbler, samt förbättrad luftkvalitet och ventilationssystem för bättre hälsa.

4. Arbetslivsbalans & komfort

• Avslappnade loungemiljöer för informella möten och avkoppling.
• Fitnessanläggningar och justerbara skrivbord.

5. Företagskultur & varumärkesbyggande

• Anpassade kontorsdesigner som speglar företagets identitet, kultur och värderingar.
• Öppen och transparent utformning för att främja kollaboration och inkludering.

Den nuvarande trenden tyder på att det hybrida arbetssättet är här för att stanna. Även om kontorets beläggningsgrad har ökat från sin lägsta punkt år 2020 så har den ännu inte nått de nivåer som var före pandemin, och det är osannolikt att det traditionella kravet på fem dagars närvaro i kontoret återvänder helt i de flesta branscher. Detta innebär en möjlighet för de företag som behåller sina kontorslokaler att skapa en flexibel och samarbetsinriktad miljö för att välkomna både nya och gamla medarbetare.

Upptäck hur användningen av Formica^® Collection tillåter designers att arbeta med hygieniska och hållbara material för att skapa en inredning som återuppbygger kontorets förtroende genom en sammanhängande kontorsdesign.

Referenser:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds