Transformacja europejskich przestrzeni biurowych w latach 2020-2025

Po wybuchu pandemii odsetek osób pracujących zdalnie w Unii Europejskiej wzrósł ponad dwukrotnie - z 5,4% w 2019 r. do 12,3% w 2020¹. Obostrzenia Covidowe, wprowadzone w 2020 r., zmusiły firmy i pracowników do pracy zdalnej.

We wrześniu 2020 r. przeprowadziliśmy ankietę wśród setek osób w sześciu krajach europejskich. Badanie to miało nam pomóc zrozumieć odczucia pracowników, którzy w 2021 r. rozważali powrót do pracy w biurze. Tutaj jest link do naszego raportu Biuro czeka: ponowne odkrywanie miejsca pracy.

Ankietę przeprowadziliśmy wśród respondentów z Wielkiej Brytanii, Finlandii, Holandii, Norwegii, Hiszpanii i Szwecji, i których zapytaliśmy o impakt pracy zdalnej w 2020 roku. Dokładnie przeanalizowaliśmy przeżycia emocjonalne wynikające z tej wielkiej zmiany. Chcieliśmy również zrozumieć kluczowe elementy, które zachęcą pracowników w Europie do powrotu do biura.

Wykorzystanie powierzchni biurowych w 2020 roku: bezpośredni wpływ pandemii COVID-19

Ograniczenia Covidowe wprowadzone przez rządy krajów europejskich na początku pandemii doprowadziły do bezprecedensowej zmiany wzorców pracy. Nasze badanie pokazało, że do 2020 r. 70%² wszystkich pracowników przynajmniej częściowo pracowało zdalnie. 

Firmy przyjęły zasady pracy zdalnej z konieczności i wiele z nich ponownie oceniło swoje długoterminowe strategie dotyczące wymagów dotyczących przestrzeni biurowych.

Transformacja po pandemii

W miarę, jak rządy różnych krajów zaczęły znosić ograniczenia, firmy zaczęły zachęcać pracowników do powrotu do biur. Wiele firm przyjęło hybrydowe modele pracy, dające pracownikom możliwość łączenia pracy zdalnej z pracą w biurze.

Co ciekawe, w momencie przeprowadzania naszego badania w 2020 r. 64% respondentów z Wielkiej Brytanii uważało, że problemy powstałe w wyniku pandemii położyły kres otwartym przestrzeniom biurowym. Zdecydowana większość pracowników z Finlandii (77%), Hiszpanii (57%), Szwecji (80%) i Norwegii (86%) uważała jednak, że otwarte przestrzenie biurowe odgrywają ważną rolę w naszych karierach.

Do marca 2023 r. liczba osób pracujących w biurach w Europie nieznacznie wzrosła, jednak wciąż była znacznie niższa niż przed pandemią, średnio na poziomie około 55%³. Podczas gdy niektóre firmy nakazały pracownikom powrót do biur, wielu pracowników sprzeciwiało się pracy w biurze w pełnym wymiarze godzin. Jako kluczowe powody preferowania pracy zdalnej wskazali lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, niższe koszty dojazdów do pracy i większą produktywność pracy zdalnej.

Mimo, że koncepcja pracy hybrydowej była coraz bardziej popularna, 90% respondentów naszego badania stwierdziło, że bezpośrednia współpraca i praca twarzą w twarz są 'ważne' lub 'czasami ważne' w ich życiu zawodowym. Pogląd ten wskazywał na zmianę kultury pracy biurowej - pracownicy poszukiwali elastyczności przy jednoczesnym zachowaniu możliwości bezpośredniej współpracy.

Projektowanie biur w 2025 roku i później

Do 2025 r. europejski rynek biurowy odnotował dalsze, choć tylko częściowe, ożywienie. Badanie przeprowadzone w 2024 r. wykazało, że 61% firm zgłosiło wskaźniki wykorzystania biur na poziomie od 41% do 80%, co stanowi wzrost w porównaniu z poprzednimi latami. Ponadto 43% osób pracowało z biura co najmniej trzy dni w tygodniu, co stanowi wzrost o 6% w porównaniu z 20234 rokiem.

Podczas gdy fizyczne biuro pozostaje ważną częścią naszego życia zawodowego, skuteczne zachęcanie pracowników do powrotu do biura będzie wymagało uwzględnienia nowych wymogów w zakresie wzorców pracy, w których kluczową rolę dogrywają elastyczność i umiejętność adaptacji.  Niemal trzy czwarte (72%²) pracowników chce, aby ich pracodawcy wprowadzili bardziej zrelaksowany design i styl w biurach. Jest to zrozumiała reakcja, gdyż pracownicy kojarzą wzrost produktywności dzięki pracy zdalnej w bardziej zrelaksowanym środowisku pracy. Ważne jest także, aby projektanci przeanalizowali, w jaki sposób środowiska biurowe mogą lepiej wspierać pracowników neuroróżnorodnych. Przeczytaj Projektowanie przestrzeni neuroinkluzywnych: wspieranie dobrego samopoczucia i produktywno.

Kluczowe czynniki projektowania wnętrz biurowych

Zachęcenie pracowników do powrotu do pracy w biurze jest czymś, z czym projektanci i architekci będą musieli się zmierzyć w przypadku nowych biur lub renowacji starych biur. Firmy, które zainwestują w projekt biura, prawdopodobnie będą bardziej atrakcyjne i będą mogły rekrutować pracowników wyższego kalibru. Należy wziąć pod uwagę następujące kluczowe czynniki związane z aranżacją wnętrz biurowych:

1. Hybrydowe modele pracy i elastyczność

• Biura są obecnie tak zaprojektowane, aby zaspokoić potrzeby zarówno pracowników pracujących z biura, jak i pracowników pracujących zdalnie, z hot-deskingiem i współdzielonymi przestrzeniami roboczymi zamiast przypisanych biurek.
• Strefy współpracy do spotkań zespołowych i ciche obszary do pracy w skupieniu.

2. Integracja technologii

• Zaawansowane konfiguracje wideokonferencyjne do obsługi spotkań hybrydowych.
• Szybki Internet i płynna łączność między obszarami roboczymi.

3. Dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne pracowników

• Biofilny design (zieleń, naturalne światło i otwarte przestrzenie) pomagający zmniejszyć stres. Sprawdź to studium przypadku biofilicznego projektu biura..
• Higieniczne materiały użyte we wnętrzach biur i meblach oraz lepsza jakość powietrza i systemy wentylacji dla lepszego zdrowia.

4. Równowaga między pracą a życiem prywatnym i komfort

• Niezobowiązujące strefy wypoczynku do nieformalnych spotkań i relaksu.
• Obiekty fitness na miejscu i biurka do pracy na stojąco.

5. Kultura korporacyjna i branding

• Indywidualne projekty biur odzwierciedlające tożsamość, kulturę i wartości firmy.
• Otwarta i jasna przestrzeń biurowa, promująca współpracę i integrację.

Obecny trend sugeruje, że praca hybrydowa będzie stałym elementem naszego życia zawodowego. Wprawdzie wykorzystanie przestrzeni biurowych wzrosło z najniższego poziomu w 2020 roku, nie powróciło jednak jeszcze do poziomów sprzed pandemii i jest mało prawdopodobne, aby tradycyjna pięciodniowa obecność w biurze była wymagana w większości branż. Stanowi to okazję dla tych firm, które zachowały swoją przestrzeń biurową, do stworzenia elastycznego i opartego na współpracy środowiska, aby powitać zarówno nowych jak i starych pracowników.

Odkryj, w jaki sposób Formica^® Collection umożliwia projektantom wykorzystanie higienicznych, trwałych materiałów do stworzenia projektu wnętrza, które pomogą odbudować chęć do pracy w biurze i zapewnić spójny projektowanie wnętrz biurowych.

Bibliografia:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds