De evolutie van het kantoor in Europa: 2020-2025

Het percentage werknemers in de Europese Unie dat gewoonlijk vanuit huis werkt is nu meer dan verdubbeld, van 5,4% in 2019 naar 12,3% in 2020¹. De maatregelen die in 2020 tijdens de lockdown werden opgelegd, dwongen bedrijven en werknemers echter om zich snel aan te passen aan het  thuiswerken.

In september 2020 hebben we honderden mensen in zes Europese landen ondervraagd om te begrijpen hoe werknemers over een mogelijke terugkeer in 2021 naar kantoorwerk denken. U kunt ons rapport Het kantoor wacht: De werkplek opnieuw uitvinden voor een post-pandemische toekomst lezen.

We vroegen respondenten in het Verenigd Koninkrijk, Finland, Nederland, Noorwegen, Spanje en Zweden naar de impact van hun ervaring met het thuiswerken in 2020. We hebben een diepgaand onderzoek gemaakt in de emotionele schok van zo'n ontwrichtende verandering. En we zochten naar duidelijkheid over wat er nodig zal zijn om Europese werknemers terug te laten keren naar gedeelde kantoorruimtes.

Kantoorgebruik in 2020: De onmiddellijke impact van COVID-19

Aan het begin van de pandemie leidden door de overheid opgelegde lockdowns tot een ongekende verschuiving in werkpatronen. Tegen 2020 bleek uit ons onderzoek dat 70%² van alle werknemers ten minste een deel van hun werk thuis deed.

Bedrijven hebben uit noodzaak een beleid voor thuiswerken ingevoerd en veel bedrijven hebben hun langetermijnstrategieën voor kantoorruimte opnieuw geëvalueerd.

Transitie na de pandemie

Toen overheden de beperkingen begonnen op te heffen, begonnen bedrijven de terugkeer naar kantoor aan te moedigen. Veel organisaties gingen over op hybride werkmodellen, waarbij werknemers hun tijd konden verdelen tussen thuis en kantoor.

Interessant genoeg geloofde 64% van de werknemers in het Verenigd Koninkrijk ten tijde van ons onderzoek in 2020 dat de pandemie het einde had gemaakt aan werkomgevingen met een open karakter. Maar werknemers in Finland (77%), Spanje (57%), Zweden (80%) en Noorwegen (86%) dachten in overgrote meerderheid dat kantoren met een open karakter een blijvende rol zouden spelen in onze carrières.

Tegen maart 2023 was de bezettingsgraad binnen Europese kantoren licht gestegen, maar bleef ver onder het niveau van voor de pandemie, met een gemiddelde van ongeveer 55%³. Hoewel sommige bedrijven aanwezigheid op kantoor verplicht stelden, verzetten veel werknemers zich tegen een volledige terugkeer, waarbij ze een beter evenwicht tussen werk en privéleven, lagere reiskosten en een hogere productiviteit thuis aanvoerden als belangrijkste redenen om de voorkeur te geven aan thuiswerken.

Het concept van hybride werken werd steeds populairder, maar, 90% van onze respondenten gaf aan dat persoonlijk contact en samenwerken erg of soms belangrijk waren in hun professionele leven. Deze visie duidde op een verschuiving in de werkcultuur, waarbij werknemers op zoek gingen naar flexibiliteit met behoud van een zekere mate van persoonlijke samenwerking.

Kantoorinrichting in 2025 en daarna

Tegen 2025 zag de Europese kantorenmarkt een aanhoudend, hoewel gedeeltelijk, herstel. Uit een onderzoek in 2024 bleek dat 61% van de bedrijven een bezettingsgraad van kantoren tussen 41% en 80% rapporteerde, een verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. Bovendien ging 43% van de werknemers ten minste drie dagen per week naar kantoor, een stijging van 6% ten opzichte van 2023⁴.

Hoewel het fysieke kantoor een belangrijk onderdeel van het professionele leven blijft, moet het aanmoedigen van werknemers om weer op kantoor te komen werken een nieuw tijdperk weergeven waarin flexibiliteit en aanpassingsvermogen centraal staan. Bijna driekwart (72%²) van de werknemers wil dat hun werkgever het bedrijfskantoor een meer ontspannen ontwerp en stijl geeft. Als werknemers een hogere productiviteit door thuiswerken associëren met een meer ontspannen werkomgeving, is dit een begrijpelijke reactie. Het is ook waardevol dat ontwerpers nadenken over hoe kantooromgevingen neurodiverse werknemers beter kunnen ondersteunen. Lees Neuro-inclusieve kantoorruimten ontwerpen: Welzijn en productiviteit ondersteunen.

Belangrijkste factoren voor kantoorontwerp 

De uitdaging om het vertrouwen in kantoren te herstellen is iets waar ontwerpers en architecten mee te maken krijgen bij elk nieuw kantoor of elke opfrisbeurt. Bedrijven die in de inrichting van hun kantoren investeren zullen waarschijnlijk aantrekkelijkere bedrijven worden die kandidaten van een hoger kaliber kunnen werven. De volgende belangrijke factoren voor kantoorontwerp moeten in overweging worden genomen:

1. Hybride werkmodellen en flexibiliteit

• Kantoren zijn nu ontworpen om zowel interne als externe werknemers te huisvesten met hot-desking en gedeelde werkplekken in plaats van toegewezen bureaus.
• Samenwerkingszones voor teamvergaderingen en stiltegebieden voor geconcentreerd werken.

2. Integratie van technologie

• Geavanceerde videoconferentie-opstellingen ter ondersteuning van hybride vergaderingen.
• Supersnel internet en naadloze connectiviteit tussen werkplekken.

3. Welzijn en geestelijke gezondheid van werknemers

• Biofilisch ontwerp (groen, natuurlijk licht en open ruimten) om stress te verminderen. Bekijk deze casestudy van een Biofilisch kantoorontwerp.
• Hygiënische materialen voor interieur en meubilair, plus verbeterde luchtkwaliteit en ventilatiesystemen voor een betere gezondheid.

4. Werk-privé balans en comfort

• Ongedwongen loungeruimtes voor informele ontmoetingen en ontspanning.
• Fitnessfaciliteiten en sta-bureaus op locatie.

5. Bedrijfscultuur en branding

• Kantoorontwerpen op maat die de identiteit, cultuur en waarden van het bedrijf weerspiegelen.
• Open en transparante vormgeving om samenwerking en inclusiviteit te bevorderen.

De huidige trend suggereert dat hybride werken blijvend is. Hoewel de bezettingsgraad van kantoren na het dieptepunt van 2020 is gestegen, is deze nog niet terug op het niveau van voor de pandemie. Het is onwaarschijnlijk dat de traditionele vijfdaagse kantoorbezetting in de meeste sectoren een volledige comeback zal maken. Dit biedt een kans voor bedrijven die hun kantoorruimte behouden om een flexibele en collaboratieve omgeving te creëren om nieuwe en oude werknemers te verwelkomen.

Ontdek hoe het gebruik van de Formica^® Collectie ontwerpers in staat stelt hygiënische, duurzame materialen te gebruiken om een interieurontwerp te creëren dat het vertrouwen in het kantoor herstelt door een samenhangend ontwerp voor kantoorinterieur te leveren.

Referenties:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds