Kontorets utvikling i Europa: 2020–2025

Andelen sysselsatte i EU som vanligvis jobbet hjemmefra mer enn doblet seg, fra 5,4 % i 2019 til 12,3 % i 2020¹. Imidlertid tvang nedstengningstiltakene i 2020 bedrifter og ansatte til raskt å tilpasse seg fjernarbeid.

I september 2020 spurte vi hundrevis av mennesker i seks europeiske land i et forsøk på å forstå hva ansatte tenkte om en potensiell tilbakevending til kontorarbeid i 2021. Du kan lese rapporten Kontoret venter: Nytenkning om arbeidsplassen for en fremtid etter pandemien.

Vi spurte respondenter i Storbritannia, Finland, Nederland, Norge, Spania og Sverige om deres erfaringer med jobbing hjemmefra i 2020. Vi gravde dypt inn i det følelsesmessige sjokket en slik forstyrrende forandring påfører. Og vi prøvde å oppklare hva som vil være nødvendig for å oppmuntre europeiske ansatte tilbake til delte kontorlokaler.

Kontorbruk i 2020: Den umiddelbare virkningen av COVID-19

Ved starten av pandemien førte myndighetspålagte nedstengninger til endringer uten sidestykke i arbeidsmønstre. I 2020 viste undersøkelsen vår at 70 %² av alle arbeidstakere utførte minst deler av arbeidet sitt hjemmefra 

Bedrifter innførte retningslinjer for fjernarbeid av nødvendighet, og mange selskaper begynte å revurdere sine langsiktige strategier for kontorbehov.

Overgang etter pandemien

Etter hvert som myndighetene begynte å oppheve restriksjonene, begynte selskapene å oppmuntre til en retur til kontoret. Mange organisasjoner tok i bruk hybride arbeidsmodeller, slik at de ansatte kunne dele tiden sin mellom hjemmet og kontoret.

Interessant nok mente 64 % av britiske arbeidstakere på tidspunktet for vår undersøkelse i 2020 at pandemien markerte slutten for åpne kontorlandskap. Arbeidstakere i Finland (77 %), Spania (57 %), Sverige (80 %) og Norge (86 %) hadde imidlertid stor tro på at åpne kontorlandskap ville spille en varig rolle også i fremtiden.

I mars 2023 hadde belegget på europeiske kontorer økt noe, men holdt seg godt under nivåene før pandemien. I gjennomsnitt lå det på rundt 55 %³. Mens noen bedrifter påla ansatte å møte fysisk på kontoret, motsatte mange seg en full tilbakevending. De fremhevet en bedre balanse mellom arbeid og privatliv, reduserte pendlerkostnader og høyere produktivitet hjemme som hovedårsaker til å foretrekke fjernarbeid.

Konseptet med hybridarbeid ble stadig mer populært, men 90 % av de spurte i undersøkelsen sa at ansikt til ansikt og samarbeid var enten veldig, eller noen ganger viktig i deres profesjonelle liv. Dette synet indikerte et skifte i arbeidsplassens kultur, ettersom de ansatte søkte fleksibilitet samtidig som de kunne opprettholde en viss grad av personlig samarbeid.

Kontordesign i 2025 og fremover

I 2025 opplevde det europeiske kontormarkedet en fortsatt, om enn delvis, gjenoppretting. En undersøkelse fra 2024 viste at 61 % av selskapene rapporterte en kontorutnyttelse på mellom 41 % og 80 %, en forbedring fra tidligere år. I tillegg var 43 % av de ansatte på kontoret minst tre dager i uken, en økning på 6 % fra 2023⁴.

Selv om det fysiske kontoret fortsatt er en viktig del av yrkeslivet, vil det å lykkes med å oppmuntre arbeidstakere tilbake til kontoret kreve et behov for å reflektere en ny arbeidsæra der fleksibilitet og tilpasningsevne er helt avgjørende. Nesten tre fjerdedeler (72 %²) av arbeidstakerne ønsker at arbeidsgiverne deres skal gi kontoret et mer avslappet design og preg. Dersom ansatte forbinder produktivitetsøkning og hjemmearbeid med et noe mer avslappet arbeidsmiljø, er dette en forståelig reaksjon. Det er også verdt designere som vurderer hvordan kontormiljøer bedre kan støtte nevrodiverse ansatte. Les Utforming av nevroinkluderende kontorrom: Velvære- og produktivitetsstøtte.

Nøkkelfaktorer for interiørdesign på kontoret

Utfordringen med å gjenoppbygge selvtillit på kontoret er noe designere og arkitekter vil bli møtt med for hvert nye kontor som lages eller pusses opp. Virksomheter som investerer i kontordesign, pleier å bli mer attraktive selskaper som kan rekruttere kandidater av høyere kvalitet. Følgende nøkkelfaktorer for kontordesign bør tas i betraktning:

1. Hybride arbeidsmodeller og fleksibilitet

• Kontorer blir nå utformet for å imøtekomme både personlig og ekstern arbeidskraft med hot-desking og delte arbeidsområder i stedet for tildelte skrivebord.
• Samarbeidssoner for team-møter og stille områder for fokusert arbeid.

2. Teknologiintegrering

• Avanserte videokonferanseoppsett som støtter hybride møter.
• Høyhastighetsinternett og sømløs tilkobling på tvers av arbeidsområder.

3. Ansattes velvære og mentale helse

• Biofile design (grøntområder, naturlig lys og åpne områder) for å redusere stress. Sjekk ut denne casestudien av et biofil kontordesign.
• Hygieniske materialer som brukes til interiør og møbler, pluss forbedret luftkvalitet og ventilasjonssystemer for bedre helse.

4. Balanse mellom arbeid og fritid samt komfort

• Uformelle lounge-områder for uformelle møter og avslapning.
• Treningsfasiliteter og stående skrivebord.

5. Bedriftskultur og merkevarebygging

• Tilpassede kontordesign som gjenspeiler selskapets identitet, kultur og verdier.
• Åpne og gjennomsiktige oppsett for å fremme samarbeid og inkludering.

Den nåværende trenden tyder på at hybridarbeid er kommet for å bli. Selv om kontorbelegget har økt siden bunnen i 2020, har det ennå ikke nådd nivåene fra før pandemien. Det er lite sannsynlig at den tradisjonelle femdagers kontoruken kommer til å gjøre fullt comeback i de fleste bransjer. Dette gir en mulighet for de virksomhetene som beholder kontorlokalene sine til å skape et fleksibelt og samarbeidende miljø for å ønske nye og gamle medarbeidere velkommen.

Oppdag hvordan bruk av Formica^® Collection gjør det mulig for designere å bruke hygieniske, holdbare materialer for å skape et interiørdesign som gjenoppbygger kontor-selvtilliten gjennom et sammenhengende kontordesign.

Referanser:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds