L'évolution des bureaux en Europe : 2020-2025

Le pourcentage de salariés de l'Union européenne qui travaillent régulièrement à domicile a plus que doublé, il est passé de 5,4 % en 2019 à 12,3 % en 2020¹. Les mesures de confinement imposées en 2020 ont contraint les entreprises et les employés à s'adapter rapidement au travail à distance.

En septembre 2020, nous avons interrogé des centaines de personnes dans six pays européens pour tenter de comprendre les sentiments qu'éprouvent les travailleurs lorsqu'ils envisagent un éventuel retour au travail au bureau en 2021. Vous pouvez lire notre rapport Le Bureau attendra : réinventer le lieu de travail pour un futur post-pandémie.

Nous avons demandé aux personnes interrogées au Royaume-Uni, en Finlande, aux Pays-Bas, en Norvège, en Espagne et en Suède de nous faire part de l'impact de leur expérience du travail à domicile en 2020. Nous avons approfondi le choc émotionnel provoqué par un changement aussi perturbateur et cherché à clarifier ce qui sera nécessaire pour encourager les travailleurs européens à revenir travailler dans des espaces de bureaux partagés.

Utilisation des bureaux en 2020 : L'impact immédiat du COVID-19

Au début de la pandémie, les confinements imposés par les gouvernements ont entraîné un changement sans précédent des modes de travail. En 2020, notre enquête a révélé que 70 %² des salariés effectuaient au moins une partie de leur travail à domicile.

Les entreprises ont adopté des politiques de travail à distance par nécessité, et un grand nombre d'entre elles ont réévalué leurs stratégies à long terme en ce qui concerne les besoins en espace de bureau.

Transition post-pandémique

Lorsque les gouvernements ont commencé à lever les restrictions, les entreprises ont encouragé le retour au bureau. De nombreuses organisations ont adopté des modèles de travail hybrides, permettant aux employés de partager leur temps entre le domicile et le bureau.

Il est intéressant de noter qu'au moment de notre enquête en 2020, 64 % des salariés du Royaume-Uni pensaient que les bouleversements provoqués par la pandémie avaient entraîné la fin des environnements de travail en espace ouvert. En revanche, ceux de Finlande (77 %), d'Espagne (57 %), de Suède (80 %) et de Norvège (86 %) pensaient à une écrasante majorité que les bureaux en espace ouvert joueraient un rôle durable dans nos carrières.

En mars 2023, le taux d'occupation des bureaux en Europe avait légèrement augmenté, mais restait bien en deçà des niveaux d'avant la pandémie, avec une moyenne d'environ 55 %³. Si certaines entreprises ont rendu obligatoire la présence au bureau, de nombreux employés ont résisté à un retour complet. L'amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la réduction des frais de transport et une plus grande productivité à la maison sont les principales raisons avancées pour expliquer leur préférence pour le travail à distance.

Le concept de travail hybride est devenu de plus en plus populaire, mais 90 % des personnes interrogées dans le cadre de notre enquête ont déclaré que le travail en face à face et en collaboration était soit très important, soit plutôt important dans leur vie professionnelle. Ce point de vue indique un changement dans la culture du travail : les employés recherchent la flexibilité tout en maintenant un certain degré de collaboration en personne.

Le design des bureaux en 2025 et au-delà

En 2025, le marché européen des bureaux a connu une reprise continue, bien que partielle. Une étude réalisée en 2024 indique que 61 % des entreprises ont déclaré des taux d'utilisation des bureaux compris entre 41 % et 80 %, ce qui représente une amélioration par rapport aux années précédentes. De plus, 43 % des employés se rendaient au bureau au moins trois jours par semaine, soit une augmentation de 6 % par rapport à 2023⁴.

Si le bureau physique reste un élément important de la vie professionnelle, il faudra, pour réussir à encourager les employés à retourner au bureau, prendre en compte une nouvelle ère du travail dans laquelle la flexibilité et l'adaptabilité sont essentielles. Près des trois quarts (72 %²) des travailleurs souhaitent que leur employeur apporte un design et un style plus détendus au bureau de l'entreprise. Si les employés associent l'augmentation de la productivité grâce au travail à domicile à des environnements de travail plus détendus, il s'agit d'une réaction compréhensible. Il est également utile que les designers réfléchissent à la manière dont les environnements de bureau peuvent mieux soutenir les employés neurodivergents. Lisez Concevoir des espaces de bureau neuro-inclusifs afin de favoriser le bien-être et la productivité.

Facteurs clés du design intérieur des bureaux

Les designers et les architectes doivent relever le défi de rétablir la confiance envers les bureaux, tant lors de leur création que de leur rénovation. Les entreprises qui investissent dans l'aménagement de leurs bureaux sont susceptibles de devenir plus attrayantes et donc de recruter des candidats de plus haut niveau. Les facteurs clés suivants doivent être pris en compte :

1. Modèles de travail hybrides et flexibilité

• Les bureaux sont désormais conçus pour accueillir à la fois les employés en personne et ceux à distance grâce aux espaces de travail partagés plutôt qu'aux bureaux assignés.
• Des zones de collaboration pour les réunions d'équipe et des zones de calme pour le travail qui demande de la concentration.

2. Intégration de la technologie

• Des installations de vidéoconférence avancées pour les réunions hybrides.
• Internet à haut débit et connectivité transparente entre les espaces de travail.

3. Bien-être et santé mentale des employés

• Le design biophile (verdure, lumière naturelle et espaces ouverts) pour réduire le stress. Consultez cette étude de cas sur des bureaux au design biophile.
• Des matériaux hygiéniques sont utilisés pour les intérieurs et le mobilier.La qualité de l'air ainsi que les systèmes de ventilation sont améliorés.

4. Confort et équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

• Des salons décontractés tant pour les réunions informelles que les moments de détente.
• Des installations de remise en forme et de bureaux debout.

5. Culture d'entreprise et image de marque

• Des designs de bureaux personnalisés qui reflètent l'identité, la culture et les valeurs de l'entreprise.
• Des aménagements ouverts et transparents pour favoriser la collaboration et l'inclusion.

La tendance actuelle suggère que le travail hybride est là pour durer. Bien que le taux d'occupation des bureaux ait augmenté par rapport à son niveau le plus bas de 2020, il n'a pas encore retrouvé ses niveaux d'avant pandémie, et il est peu probable que le temps de présence classique de cinq jours au bureau fasse son grand retour dans la plupart des secteurs d'activité. Les entreprises qui conservent leurs bureaux ont donc la possibilité de créer un environnement flexible et collaboratif pour accueillir les nouveaux et les anciens employés.

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Références :
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds