Toimistotilojen evoluutio Euroopassa: 2020–2025

Vielä vuonna 2019 vain 5,4 % EU:ssa asuvista työntekijöistä työskenteli pääosin kotoa käsin, mutta vuonna 2020¹ kotoa työskentelevien osuus nousi 12,3 %:iin eli yli kaksinkertaistui. Vuonna 2020 toteutetut sulkutoimet pakottivat työnantajat ja työntekijät sopeutumaan nopeasti etätyöhön.

Vuoden 2020 syyskuussa toteutimme kuudessa Euroopan maassa kyselyn, jossa selvitettiin työntekijöiden tuntemuksia heidän suunnitellessaan mahdollista paluuta toimistoille vuonna 2021. Kyselyyn saatiin satoja vastauksia. Voit lukea tutkimuksesta laatimamme raportin Toimisto odottaa: Työpaikkojen valmistelu pandemianjälkeiseen aikaan.

Kysyimme Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Suomessa, Alankomaissa, Norjassa, Espanjassa ja Ruotsissa asuvilta vastaajilta etätyön vaikutuksista vuonna 2020. Perehdyimme mullistuksen aiheuttamaan henkiseen shokkiin. Pyrimme selvittämään, mitä tarvittaisiin, jotta eurooppalaiset työntekijät saataisiin palaamaan yhteisiin toimistotiloihin.

Toimistojen käyttöaste vuonna 2020: koronapandemian välitön vaikutus

Pandemian alussa eri maissa toteutettiin koronasulkuja, jotka muuttivat työtapoja ennennäkemättömällä tavalla. Vuonna 2020 tehdyn tutkimuksemme mukaan 70 %² kaikista työntekijöistä työskenteli kotona vähintään osittain. 

Työnantajat ottivat etätyökäytäntöjä käyttöön pakon edessä, ja monet yritykset alkoivat miettiä pitkän aikavälin toimitilastrategiaansa.

Pandemian jälkeinen siirtymä

Rajoituksien poistuttua yritykset alkoivat kannustaa henkilöstöään palaamaan toimistoille. Monissa organisaatioissa siirryttiin käyttämään hybridimallia, jossa töitä tehtiin sekä kotona että toimistolla.

Mielenkiintoisena havaintona vuoden 2020 kyselyssä 64 % Yhdistyneessä kuningaskunnassa asuvista vastaajista sanoi uskovansa, että pandemian aiheuttamat mullistukset johtaisivat avokonttoriympäristöistä luopumiseen. Suomessa (77 %), Espanjassa (57 %), Ruotsissa (80 %) ja Norjassa (86 %) enemmistö kuitenkin uskoi, että avokonttorit ovat pysyvä osa työelämää.

Vuoden 2023 maaliskuussa Eurooppalaisten toimistojen käyttöaste oli noussut hieman aiemmasta, keskimäärin 55 %:iin³, mutta se oli vielä selvästi pandemiaa edeltävän ajan alapuolella. Joissakin yrityksissä henkilöstö määrättiin palaamaan toimistoille. Monet työntekijät kuitenkin suhtautuivat täyteen toimistotyöhön vastahakoisesti ja kertoivat suosivansa etätyötä työ- ja yksityiselämän tasapainon, työmatkakuluissa säästämisen sekä paremman tuottavuuden vuoksi.

Kyselyssämme 90 % vastaajista koki henkilökohtaisten tapaamisten ja yhteistyön olevan joko erittäin tärkeä tai välillä tärkeä osa työelämäänsä, ja hybridityöstä tulikin yhä suositumpaa. Tämä näkemys oli merkki työkulttuurin muutoksesta: työntekijät kaipasivat joustavuutta mutta eivät kuitenkaan halunneet luopua kokonaan lähityöskentelystä muiden kanssa.

Toimistot vuonna 2025 ja tulevaisuudessa

Euroopan toimistomarkkina oli elpynyt entisestään vuonna 2025, joskin osittain. Vuonna 2024 tehdyssä kyselyssä 61 % yrityksistä kertoi toimistotilojensa käyttöasteen olevan välillä 41–80 % eli hieman korkeammalla edellisvuosiin nähden. Lisäksi 43 % työntekijöistä kävi toimistolla vähintään kolmena päivänä viikossa, ja tämä luku oli kasvanut 6 % vuodesta 2023⁴.

Fyysiset toimistotilat ovat edelleen tärkeä osa työelämää. Työntekijöiden houkuttelu takaisin toimistoille kuitenkin edellyttää, että yritykset hyväksyvät työnteon uuden aikakauden, jossa keskeistä on joustavuus ja mukautuvuus.  Lähes kolme neljästä (72 %²) työntekijästä haluaisi työnantajien tarjoavan suunnittelultaan ja tyyliltään rennommat toimistotilat. Tämä on ymmärrettävä reaktio, jos työntekijät uskovat tuottavuutensa parantuneen etätöissä juuri työympäristön rentouden vuoksi. Suunnittelijoiden on myös tärkeä miettiä, millaiset toimistoympäristöt voivat tukea neuromoninaisia työntekijöitä parhaiten. Lue Neuroinklusiivisten toimistotilojen suunnittelu: tukea henkilöstön hyvinvointiin ja tuottavuuteen.

Keskeisiä seikkoja toimistojen suunnittelussa

Jokaisessa toimistotilojen uudisrakennus- tai saneerauskohteessa suunnittelijat ja arkkitehdit joutuvat miettimään, miten työntekijöiden luottamus toimistoihin saataisiin palautettua. Toimistotiloihinsa panostavat yritykset voivat kehittyä erittäin vetovoimaisiksi ja saavat todennäköisesti houkuteltua pätevämpiä osaajia. Tilojen suunnittelussa tulee huomioida seuraavat keskeiset seikat:

1. Hybridityöskentely ja joustavuus

• Toimistot suunnitellaan tukemaan sekä lähi- että etätyötä hot desk -järjestelyillä ja jaetuilla työtiloilla nimettyjen työpisteiden sijaan.
• Yhteistyöalueita tiimipalavereita varten ja hiljaisen työskentelyn alueita keskittymistä vaativaan työhön.

2. Teknologian integrointi

• Kehittyneet videoneuvottelulaitteistot tukevat hybriditapaamisia.
• Nopea internet ja saumattomat yhteydet eri työpisteiden välillä.

3. Työntekijöiden hyvinvointi ja mielenterveys

• Biofiilinen suunnittelu (viherkasvit, luonnonvalo ja avoimet tilat) lievittää stressiä. Tutustu toimistojen biofiilista suunnittelua selvittävään case studyyn.
• Hygieeniset materiaalit sisustuksessa ja kalusteissa sekä ilmanlaatua ja terveyttä edistävät ilmanvaihtojärjestelmät.

4. Työ- ja yksityiselämän tasapaino ja viihtyvyys

• Epävirallisiin tapaamisiin ja rentoutumiseen tarkoitetut oleskelutilat.
• Kuntoilutiloja ja seisomapöytiä.

5. Yrityskulttuuri ja brändäys

• Toimiston räätälöity ilme heijastaa yrityksen identiteettiä, kulttuuria ja arvoja.
• Avoin pohjaratkaisu edistää yhteistyötä ja osallisuutta.

Nykyisen kehityksen valossa vaikuttaa siltä, että hybridityöskentely on tullut jäädäkseen. Vaikka toimistotilojen käyttöaste on kasvanut vuoden 2020 pohjalukemista, se ei ole vielä noussut koronapandemiaa edeltävälle tasolle. Useimmilla toimialoilla täyteen viiden toimistopäivän viikkoon palaaminen vaikuttaakin epätodennäköiseltä. Tämä tarjoaa yrityksille mahdollisuuden muokata toimistotilojaan joustaviksi ja yhteistyötä tukeviksi ympäristöiksi, jotka houkuttelevat niin uusia kuin vanhojakin työntekijöitä.

Katso, miten suunnittelijat voivat luoda Formica^® Collection malliston hygieenisten ja kestävien materiaalien avulla ulkoasultaan yhtenäisiä toimistotiloja, jotka voittavat työntekijät puolelleen.

Lähteet:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds