La Evolución De Las Oficinas En Europa: 2020-2025

El porcentaje de trabajadores en la Unión Europea que trabajaban normalmente desde casa se había duplicado, pasando del 5.4% en 2019 al 12.3% en 2020¹. Sin embargo, las medidas de confinamiento impuestas gracias a la pandemia obligaron a empresas y empleados a adaptarse rápidamente al trabajo remoto.

En septiembre del 2020, realizamos una encuesta a cientos de personas en seis países europeos para comprender cuales eran los sentimientos de los trabajadores ante un posible regreso a la oficina en 2021. Puedes leer nuestro informe La oficina espera: Reinventando el lugar de trabajo para un futuro postpandemia.

Preguntamos a los encuestados en el Reino Unido, Finlandia, Países Bajos, Noruega, España y Suecia sobre su experiencia de trabajo remoto en 2020. Analizamos en profundidad el impacto emocional de un cambio tan disruptivo y buscamos qué es lo que se necesitaría para animar a los trabajadores europeos a regresar a los espacios compartidos de las oficinas.

Uso de las oficinas en 2020: El impacto inmediato del COVID-19

Al inicio de la pandemia, los confinamientos impuestos por los gobiernos provocaron un cambio sin precedentes en los esquemas de trabajo. En 2020, nuestra encuesta reveló que el 70%² de todos los trabajadores realizaban al menos parte de su trabajo desde casa.

Las empresas adoptaron políticas de trabajo online por necesidad, y muchas incluso comenzaron a reevaluar sus estrategias a largo plazo en relación a la necesidad de un espacio de oficina.

Transición postpandemia

A medida que los gobiernos comenzaron a levantar las restricciones, las empresas empezaron a fomentar el regreso a la oficina. Muchas organizaciones adoptaron modelos híbridos, permitiendo a los empleados dividir su tiempo entre hogar y oficina.

Curiosamente, en nuestra encuesta de 2020, el 64% de los trabajadores del Reino Unido creía que la pandemia suponía el fin de las oficinas abiertas. Sin embargo, los trabajadores en Finlandia (77%), España (57%), Suecia (80%) y Noruega (86%) pensaban lo contrario, es decir, que las oficinas como las conocíamos seguirían desempeñando un papel importante en sus carreras profesionales.

Hacia marzo del 2023, la ocupación de oficinas en Europa había aumentado ligeramente, pero seguía estando muy por debajo de los niveles previos a la pandemia, con un promedio del 55%³. Aunque algunas empresas impusieron la asistencia obligatoria a la oficina, muchos empleados se resistieron a un regreso completo, alegando un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, reducción de gastos de transporte y una mayor productividad en casa, como razones clave para preferir el trabajo en remoto.

El concepto de trabajo híbrido se hizo cada vez más popular. Sin embargo, el 90% de nuestros encuestados afirmó que el trabajo presencial y en grupo era muy o, al menos, algo importante en su vida profesional. Este dato reflejaba un cambio en la cultura laboral, con empleados que buscaban flexibilidad sin renunciar completamente a colaboraciones presenciales.

Diseño de oficinas del 2025 en adelante

Al entrar en el 2025, observamos que el mercado de las oficinas en Europa ha experimentado una recuperación parcial, pero sostenida. Una encuesta realizada en 2024 indicó que el 61% de las empresas mostraban unos índices de trabajo presencial de entre el 41% y el 80%, una mejora con respecto a años anteriores. Además, el 43% de los empleados acude a la oficina al menos tres días a la semana, un 6% más que en 2023⁴.

Y si bien es cierto que la oficina física sigue siendo una parte importante de la vida profesional, fomentar con éxito el regreso físico de los trabajadores requiere una nueva mentalidad laboral, donde aspectos como la flexibilidad y la adaptabilidad son claves. Casi tres cuartas partes (72%²) de los trabajadores quieren que sus empleadores adopten un diseño más relajado y moderno en sus oficinas. Si los empleados asocian un aumento de la productividad en el trabajo online con entornos más relajados, esta demanda es comprensible. También es importante que los diseñadores busquen cómo los entornos de oficina pueden brindar un mejor apoyo a empleados neurodivergentes. Lee Diseñando espacios de oficina neuroinclusivos: Apoyando el bienestar y la productividad.

Factores clave en el diseño de oficinas

Devolver la confianza en las oficinas se ha convertido en todo un desafío para diseñadores y arquitectos en cada nueva construcción o renovación. Las empresas que inviertan en el diseño de sus oficinas serán más atractivas y podrán atraer talento de mayor calidad. A la hora de diseñar una oficina, hay que tener en cuenta los siguientes factores clave:

1. Modelos de trabajo híbrido y flexibilidad

• Oficinas diseñadas para acomodar tanto a trabajadores presenciales como remotos, con escritorios compartidos y zonas de trabajo flexibles, en lugar de espacios asignados.
• Zonas de colaboración para reuniones en equipo, y áreas de silencio para un trabajo más personal.

2. Integración tecnológica

• Instalaciones avanzadas de videoconferencia para reuniones híbridas.
• Internet de alta velocidad y conectividad fluida en todos los espacios de trabajo.

3. Bienestar y salud mental de los empleados

• Diseño biofílico (plantas, luz natural y espacios abiertos) para reducir el estrés. Consulta este estudio de caso sobre diseño de oficinas biofílicas.
• Uso de materiales higiénicos en interiores y mobiliario, además de unos sistemas de ventilación diseñados para una mejor calidad del aire.

4. Equilibrio entre vida laboral y personal

• Zonas de descanso para reuniones informales y relajación.
• Gimnasios en la oficina y escritorios ajustables en altura.

5. Cultura corporativa e identidad de marca

• Diseños de oficina personalizados que reflejen la identidad, cultura y valores de la empresa.
• Espacios abiertos y transparentes para fomentar la colaboración y la inclusión.

La tendencia actual nos lleva a pensar que el trabajo híbrido ha llegado para quedarse. Aunque la ocupación de oficinas ha aumentado desde su descenso en 2020, aún no ha regresado a los niveles previos a la pandemia, y es poco probable que se vuelva a una asistencia presencial de cinco días a la semana. Esto supone una oportunidad para aquellas empresas que han decidido mantener sus oficinas, permitiéndoles crear un entorno más flexible y colaborativo que atraiga tanto a empleados nuevos como a los veteranos.

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Referencias:
1. https://www.statista.com/statistics/1239995/working-from-home-europe/
2. The Office Awaits: Reinventing the workplace for a post-pandemic future
3. https://www.rics.org/news-insights/wbef/the-outlook-for-office-markets-towards-a-two-tiered-system
4. https://www.hr-brew.com/stories/2024/07/25/world-of-hr-office-occupancy-in-europe-is-rising-report-finds